Teletrabajo: dinámicas y herramientas para equipos de trabajo remoto

El teletrabajo no es una ocupación solitaria, en la que permanezcamos aislados. Aunque distanciados físicamente unos de otros, formamos parte de un equipo, y necesitamos dinámicas de trabajo y herramientas digitales de colaboración para que nuestra labor sea eficaz y productiva.

En un anterior artículo ofrecíamos una serie de recomendaciones para la seguridad en las videoconferencias de trabajo, una práctica que se extendió hace unos meses con el obligado confinamiento a causa de la covid-19. Esas reuniones virtuales cumplen una función vital y necesaria para la coordinación de un equipo remoto, pero son solo un elemento más en el flujo de trabajo de la organización. Para que todo funcione a la perfección se han de establecer unas dinámicas de trabajo claras y utilizar las herramientas colaborativas adecuadas.

Dinámicas de trabajo en equipos remotos

Cuando hablamos aquí de dinámicas de trabajo no nos referimos a las actividades de dinámica de grupo que, desde la perspectiva de la psicología social, tienen como finalidad reforzar la cohesión y la interacción entre los miembros de un equipo. Quien quiera saber más sobre ese tipo de dinámicas tiene sobrada información en la Red.

Nuestro enfoque se centra más en las dinámicas de trabajo entendidas como las rutinas operativas y organizativas que posibilitan un correcto funcionamiento de los procesos de trabajo colaborativo. Necesarias en cualquier circunstancia pero si cabe aún más en situaciones de teletrabajo en equipos remotos.

Lógicamente cada organización, cada equipo, ha de adecuar las dinámicas de trabajo a sus propias características y necesidades. La envergadura de la organización, la dispersión geográfica –y horaria– de sus miembros, la actividad a la que se dedica y otras variables pueden modular esas dinámicas. Pero hay algunos aspectos básicos a tener en cuenta que queremos señalar aquí.

Para ello, tomamos prestado el esquema que Bruce Teeter propone en un artículo de Open Gov Hub, un marco que resume utilizando el acrónimo COAST: Connected, Organized, Accountable, STreamlined.

Un equipo conectado

Las reuniones a través de videoconferencia, como decíamos al principio, son vitales para la coordinación del equipo. Mantienen a sus miembros informados y alineados y a los proyectos en movimiento. Pero también sirven para que nos veamos las caras y podamos socializar y sentirnos parte del grupo. Algo importante cuando la distancia física no permite la interacción social que se da en una oficina o centro de trabajo.

En el estricto aspecto del trabajo, conviene tener programadas reuniones virtuales regulares a las que debemos llegar con una agenda definida de temas a tratar. Esto nos permitirá fijar tareas, tomar decisiones y establecer prioridades para continuar con el flujo de trabajo sin interrupciones posteriores para tratar algo que no quedó resuelto en la reunión.

En Idus3 utilizamos Google Meet para nuestras reuniones de equipo.

Además de estas reuniones regulares, los miembros del equipo deben tener la posibilidad de comunicarse entre sí en cualquier momento de forma rápida y ágil. Slack es una excelente solución para esa función. Con esta aplicación se pueden compartir tanto mensajes de texto como archivos multimedia, permite crear diferentes canales para los diversos proyectos de nuestra organización e incorpora la capacidad de integración de numerosas aplicaciones externas.

Un tercer punto es el trabajo colaborativo, el que dos o más miembros del equipo puedan trabajar conjuntamente en un mismo documento o efectuar revisiones sobre el trabajo realizado por otros. Existen diferentes suites de ofimática para esta labor, entre ellas Google Docs.

Un equipo organizado

Una buena comunicación, el estar bien conectados, no basta para el óptimo rendimiento de todo el equipo. Debemos estar también bien organizados, tener acceso a toda la información y los recursos necesarios para desarrollar nuestro trabajo de una manera eficaz y productiva.

Un aspecto básico en esta organización interna es la gestión de proyectos y tareas. Para ello podemos usar alguna de las numerosas herramientas disponibles que nos permiten asignar tareas a individuos o grupos dentro del equipo y realizar un seguimiento de su desarrollo. Así, cada miembro del equipo sabrá en todo momento qué tareas tiene pendientes y los deadlines o fechas límite de entrega correspondientes, y podrá comunicarse con los demás en relación con cada tarea sin necesidad de abandonar la herramienta. En Idus3 utilizamos Asana para este fin.

Otra necesidad organizativa es el almacenamiento centralizado de archivos, un espacio donde todos puedan consultar, subir y descargar documentos y archivos multimedia y tenerlos organizados en carpetas por proyectos. Google Drive es una buena opción.

No hay organización, por último, sin una buena agenda que nos permita consultar y nos alerte de próximos eventos. Google Calendar cumple esa función, con un calendario compartido en el que además podemos agendar las videoconferencias obteniendo un enlace automático a Google Meet y enviando notificaciones a los participantes.

Un equipo responsable

Todas las herramientas que hemos recomendado hasta ahora son muy útiles para nuestra organización, pero no hacen el trabajo por sí solas. Requieren del compromiso del todo el equipo para que podamos aprovechar todo su potencial.

Las reuniones en videoconferencia pueden llegar a ser una pesadilla si alguien llega tarde a ellas con frecuencia o pide a menudo que se cambien de día y hora. La mensajería mediante herramientas como Slack será ineficaz si no respondemos a los mensajes con una prontitud razonable. El gestor de proyectos se convertirá en un tablero desierto si los miembros del equipo no se ocupan de ir dando cuenta del desarrollo y finalización de sus tareas.

En definitiva, se trata de que todos seamos responsables, cada cual de lo suyo. Sin esto, el equipo remoto no funcionará.

Un equipo optimizado

Hasta ahora hemos tratado de dinámicas y herramientas colectivas, compartidas por todo el equipo. Pero tras esto queda el trabajo individual, las tareas específicas que cada uno debe llevar a cabo en solitario. Es el momento de decidir qué herramientas individuales nos pueden ayudar en nuestra labor para que esta sea más rápida y eficaz.

Quizá nos convenga usar una aplicación de notas como Google Keep, una herramienta de automatización de tareas como IFTTT o Zapier, un contador de tiempo como Toggl, un gestor de tareas personal como Trello

Existen numerosas aplicaciones y herramientas de todo tipo que nos pueden facilitar el desarrollo de multitud de tareas. Se trata de identificar nuestras necesidades y encontrar las aplicaciones adecuadas. La optimización de nuestro trabajo individual redundará en beneficio del equipo.

Para terminar, dos apuntes. Las aplicaciones de Google aquí citadas están también disponibles en la suite Google Workspace (antes G Suite) para empresas. Tanto para estas como para el resto de aplicaciones mencionadas existen muchas alternativas, y hay listados de ellas en Internet –aquí uno de Timezy como ejemplo– que nos pueden ayudar a descubrirlas y decidir qué herramientas son las más adecuadas para nuestro equipo.

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